¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?

Las organizaciones son difíciles de ver. Vemos sus resultados, como un edificio alto o una estación de trabajo de computadora o un empleado amable; pero la organización como unidad es vaga, abstracta y puede estar dispersa en diferentes ubicaciones físicas. Sabemos que las organizaciones están ahí porque nos afectan todos los días. Ciertamente, son tan comunes que las damos por supuestas. Es difícil darnos cuenta de que nacemos en un hospital, que tenemos nuestros documentos de nacimiento registrados en una dependencia gubernamental, que nos educamos en escuelas y universidades, que nos alimentamos. con comida producida en granjas que son empresas, que nos atienden médicos que participan en una práctica conjunta, que compramos una casa erigida por una constructora y que ha sido vendida por una agencia de bienes inmuebles, que tomamos dinero en préstamo de un banco, que vamos con los departamentos de policía y de bomberos cuando surgen problemas, que empleamos compañías de mudanzas para cambiar de residencia, que recibimos una amplia gama de beneficios de las dependencias gubernamentales, que pasamos 40 horas a la semana trabajando en una organización, y cuando nos lleven a enterrar, lo hará un empresario de una empresa funeraria.

Definición

Organizaciones tan diversas como una iglesia, un hospital e Intemational Business Machines Corporation tienen características en común. La definición empleada en este libro para definir a las organizaciones es: las organizaciones son 

1) entidades sociales,

2) dirigidas a metas, 

3) diseñadas con una estructura deliberada y con sistemas de actividad coordinados y 

4) vinculadas con el ambiente externo.

Los elementos clave de una organización no son Un edificio o un conjunto de políticas y procedimientos; las organizaciones están formadas por personas y las relaciones que tienen unas con otras. Una organización existe cuando la gente interactúa para desempeñar funciones (esenciales que la ayude a alcanzar metas. Recientes tendencias en la administración reconocen la importancia de los recursos humanos; en su mayor parte, los nuevos enfoques están diseñados para delegar facultades de decisión a los empleados y les ofrecen mayores oportunidades de aprender y contribuir a la organización mientras trabajan en el logro de metas comunes. Los administradores estructuran y coordinan deliberadamente los recursos organizacionales para alcanzar el propósito de la organización. Sin embargo, aunque el trabajo puede estructurarse en departamentos o conjuntos de actividades separadas, la mayor parte de las organizaciones actuales luchan por alcanzar una mayor coordinación horizontal de las actividades de trabajo, con frecuencia empleando equipos de personas de diferentes áreas funcionales para que trabajen juntas en proyectos. Los límites entre departamentos y entre organizaciones se están volviendo más flexibles y difusos, en la medida en que las compañías enfrentan la necesidad de responder con más rapidez a cambios en el ambiente externo. Una organización no puede existir sin interactuar con los clientes, proveedores, competidores y otros elementos del ambiente externo. Hoy día, incluso algunas compañías cooperan con sus competidores y comparten información y tecnología para provecho mutuo.

Importancia de las organizaciones

Las organizaciones están alrededor de nosotros y modelan nuestras vidas en muchas formas.

Pero, ¿qué contribuciones realizan las organizaciones?, ¿por qué son importantes? La figura 1.1 en lista siete razones por las que las organizaciones son importantes para usted y la sociedad. En primer lugar, atraen recursos para alcanzar metas específicas. Considere los Juegos Olímpicos de verano de 1996. Después de que Atlanta ganó la competencia para ser la anfitriona, él Comité de los Juegos Olímpicos de Atlanta (ACOG) tuvo que obtener 1,700 millones de dólares, miles de voluntarios, servicios de seguridad y sanitarios, lugares para diversas actividades, servicios de radio y televisión y de tecnología de computadoras, y muchos otros tipos de recursos, todos encaminados hacia la meta de presentar los Juegos Olímpicos sin apoyo de la ciudad o del estado.25 *

Las organizaciones también producen bienes y servicios que los consumidores desean a precios competitivos. Las compañías buscan formas innovadoras de producir y distribuir bienes y servicios con mayor eficiencia. Una forma es el uso de tecnología de fabricación moderna y nueva tecnología de información.

El rediseño de las estructuras organizacionales y las prácticas administrativas también puede contribuir a una eficiencia más alta. Las organizaciones impulsan la innovación, más que apoyar productos normales y formas caducas de hacer las cosas. La tendencia hacia la organización de aprendizaje refleja el deseo de mejorar en todas las áreas. El diseño y la manufactura auxiliados por computadora y la nueva tecnología de información también ayudan a promover las innovaciones.

Las organizaciones se adaptan e influyen en un medio de rápido cambio. Algunas grandes compañías tienen departamentos enteros encargados de vigilar el ambiente externo, y de encontrar formas de adaptarse o influir en ese ambiente. Uno de los cambios más significativos en el ambiente externo de hoy día es la globalización.

Por ejemplo, en un esfuerzo por influir en el ambiente, Coca-Cola entró a una alianza de negocios con el mayor embotellador de refrescos de Rumania, Ci-co S.A., para poder competir mejor con Pepsi en los recién abiertos mercados de Europa Oriental.

En todas estas actividades, las organizaciones crean valor para sus propietarios, clientes y empleados. Los administradores necesitan comprender qué partes de la operación crean el valor y qué partes no lo hacen; una compañía puede ser rentable sólo cuando el valor que crea es mayor que el costo de los recursos. McDonald's hizo un estudio exhaustivo de cómo emplear sus ventajas de competencia más importantes a fin de crear un mejor valor para sus clientes. El estudio resultó en la introducción de comidas de valor extra y la decisión de abrir restaurantes en diferentes ubicaciones, como dentro de las tiendas de Wal-Mart y Sears." Por último, las organizaciones tienen que luchar y acomodarse a los desafíos de la diversidad de la fuerza de trabajo de la actualidad, las preocupaciones crecientes sobre ética y responsabilidad social, a los cambios en los patrones de desarrollo profesional y encontrar formas efectivas de motivar a los empleados a trabajar juntos, para lograr las metas de la organización.

Las organizaciones modelan nuestras vidas y los administradores bien informados pueden modelar a las primeras. El conocimiento de la teoría de la organización les permite diseñarlas con mayor eficacia.

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS

Sistemas abiertos

Un hecho .significativo  del estudio de las organizaciones fue llegar a la distinción entre sistemas cerrados y sistemas abiertos. Un sistema cerrado no dependería de su ambiente; sería autónomo, encerrado en sí mismo y sellado ante el mundo exterior. Aunque no puede existir un sistema verdaderamente cerrado, los primeros estudios de organización se enfocaban en ellos. Los primeros conceptos de administración, incluyendo la administración científica, el estilo de liderazgo y la ingeniería industrial, eran enfoques de sistema cerrado porque daban por supuesto al ambiente exterior y suponían que la organización podía convertirse en más efectiva mediante el diseño interno.

La administración de un sistema cerrado sería bastante fácil. El ambiente sería estable y predecible, y no intervendría para causar problemas. El tema principal de la administración sería llevar las cosas con eficiencia.

Un sistema abierto debe interactuar con el ambiente para sobrevivir; consume recursos y exporta recursos al ambiente. No puede sellarse y aislarse. Debe cambiar y adaptarse al ambiente en forma continua. Los sistemas abiertos pueden ser enormemente complejos. La eficiencia interna es apenas uno de los aspectos —y algunas veces un aspecto bastante menor—.

La organización tiene que encontrar y obtener los recursos necesarios, interpretar y actuar sobre los cambios ambientales, deshacerse de la producción y controlar y coordinar las actividades internas a la luz de las turbulencias e incertidumbres ambientales.

Todo sistema que deba interactuar con el ambiente para sobrevivir, es un sistema abierto. El ser humano es un sistema abierto. Al igual que la Tierra, la ciudad de Nueva York e IBM. Por cierto, uno de los problemas de IBM fue que los altos ejecutivos parecieron olvidar que eran parte de un sistema abierto. Se aislaban dentro de la cultura de IBM y no se preocuparon por lo que estaba sucediendo con sus clientes, proveedores y competidores.

Para comprender a la organización como un todo, hay que visualizarla como un sistema. Un sistema es un conjunto de elementos interactuantes que adquiere insumes del ambiente, los transforma y descarga su producto en el ambiente externo. La necesidad de insumes y productos refleja su dependencia del ambiente. Los elementos interactuantes significan que la gente y los departamentos dependen uno del otro y deben trabajar conjuntamente.

La figura 1.2 ilustra un sistema abierto. Los insumes o entradas de un sistema de una organización incluyen a los empleados, materias primas y otros recursos físicos, información y recursos financieros. El proceso de transformación modifica estos insumes en algo de valor que se puede exportar de regreso al ambiente. Los productos incluyen productos específicos y servicios de clientes y consumidores. También pueden incluir la satisfacción del empleado, la contaminación y otros productos secundarios del proceso de transformación.

 Teoría del caos

La nueva ciencia de la teoría del caos dice que vivimos en un mundo complejo, lleno de aleatoriedad e incertidumbre. Nuestro mundo se caracteriza por la sorpresa, cambio rápido y confusión, y a menudo parece fuera de nuestro control por completo. Los administradores no pueden medir, predecir o controlar en formas tradicionales el drama que se desenvuelve dentro o fuera de la organización.

Sin embargo, la teoría del caos reconoce que esta aleatoriedad y desorden tiene lugar dentro de ciertas restricciones o patrones de orden mayor.

Una característica de los sistemas caóticos, llamada el efecto mariposa, es de interés para los gerentes de hoy. El efecto mariposa significa que los hechos pequeños pueden tener efectos gigantescos. Una mariposa que aletee sobre Pekín puede causar disturbios en el aire que terminen afectando el clima de Estados Unidos.

Las compañías de hoy día son como el clima —los pequeños actos pueden tener consecuencias que vayan mucho más allá de su fuerza inicial—. Por ejemplo, una demanda insignificante contra AT&T tuvo efectos de mucho alcance, que resultaron en el surgimiento de MCI y otros transportadores de llamadas de larga distancia y finalmente condujeron a la creación de todo un mundo en las telecomunicaciones.

Los negocios de hoy día deben estar en condiciones de responder a lo que es completamente impredecible, dentro de ciertos límites de la misión y principios de guía de la organización. El rápido cambio de nuestro mundo requiere que las organizaciones sean fluidas, tal vez reemplazando puestos, funciones, estructuras e incluso productos o servicios cada semana o cada mes. En un mundo caótico, el panorama general es más importante que las partes.

Los administradores deben imprimir los valores y misión mayores de la organización en la mente del personal, lo cual permite que los empleados con empowerment puedan responder por su cuenta a este entorno aleatorio e impredecible. Los administradores también pueden inundar a la organización con información y mantener a todo mundo bien informado.

Las tendencias asociadas con el manejo de organizaciones caóticas incluyen un cambio hacia los equipos de trabajadores, permanecer conectados con el cliente, el empowerment de los empleados (esto es, la delegación de facultades de acción y decisión al personal) y una estructura basada en procesos de trabajo horizontales más que en funciones verticales. Las organizaciones desarrollan subsistemas para ayudarse a enfrentar el rápido cambio y la incertidumbre del ambiente exterior.

  

Subsistemas organizacionales

Una organización está formada por varios subsistemas.

Las funciones específicas que se requieren para la supervivencia de la organización corren por cuenta de departamentos que actúan como subsistemas. Los subsistemas organizacionales desempeñan cinco funciones esenciales: servir de enlace sobre los límites de la organización, producción, mantenimiento, adaptación y administración.

Enlace sobre los límites. Los subsistemas que están en los límites de la organización manejan transacciones de entrada y salida; en otras palabras, tienen la responsabilidad de realizar intercambios con el ambiente. En la parte de la entrada, estos departamentos adquieren suministros y materiales necesarios. En la parte de la salida, crean la demanda y los productos para el mercado. Los departamentos que se hallan en los límites trabajan directamente con el ambiente exterior. En 1BM, los departamentos que sirven de puentes sobre los límites incluyen ^1 de mercadotecnia en el lado de la salida y el de compras en la parte de entrada.

Producción. El subsistema de producción manufactura el producto y los servicios de la organización. La transformación primaria tiene lugar aquí. Este subsistema es el departamento de producción en una empresa manufacturera, los maestros y clases en una universidad, y las actividades médicas en un hospital. En IBM, el subsistema de producción realmente fabrica computadoras, software y estaciones de trabajo.

Mantenimiento. El subsistema de mantenimiento es responsable de una operación sin altibajos y de mantener la organización. El mantenimiento incluye la limpieza y pintura de edificios y la reparación y servicio de la maquinaria. Las actividades de mantenimiento también tratan de satisfacer las necesidades humanas, como el estado de ánimo, las compensaciones y la comodidad física. Las funciones de mantenimiento en una corporación como IBM están a cargo de subsistemas como el departamento de recursos humanos, la cafetería del personal y el personal de portería.

Adaptación. El subsistema de adaptación es responsable del cambio organizacional. Detecta problemas, oportunidades y avances tecnológicos en el ambiente. Es responsable de la creación de innovaciones y de ayudar a la organización a cambiar y a adaptarse. En IBM, los departamentos de tecnología, investigación e investigación de mercados son responsables de la función de adaptación.

La administración es un subsistema distinto, que tiene a su cargo la dirección y coordinación de los demás subsistemas de la organización. La administración proporciona dirección, estrategia, metas y políticas para (oda la organización. Además, el subsistema de administración tiene la responsabilidad de desarrollar la estructura de la organización y de dirigir las tareas de cada subsistema. En IBM, el subsistema de administración consta del presidente, el vicepresidente y los gerentes de las diversas divisiones.

En las organizaciones actuales, los cinco subsistemas están interconectados y se superponen con frecuencia. A menudo los departamentos tienen funciones múltiples. Mercadotecnia es principalmente un puente sobre los límites, pero también puede detectar problemas u oportunidades de innovación.

Los gerentes coordinan y dirigen todo el sistema, pero también participan en el mantenimiento, en los puentes sobre los límites y en la adaptación. La gente y recursos de un subsistema también pueden desempeñar otras funciones en las organizaciones.