Tema 4:

 EVOLUCIÓN ACTUAL DE LA TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN.

4.1.- Introducción.

4.2.- Enfoque Sistémico.

4.3.- Enfoque Contingente.

4.4.- Enfoque Evolutivo.

4.5.- Eficacia Organizativa.

4.1.- Introducción.

·         Enfoques tradicionales carecen de:

·         Visión completa de la organización.

·         Interrelaciones entre los componentes tangibles e intangibles de la organización.

·         ¿Existe una forma óptima de organización de aplicación universal?

Las organizaciones que tienen éxito se organizan de manera muy diferente. La organización de la G.M es distinta a la del Corte Inglés.

·         Las organizaciones se mueven en un nuevo escenario.

El criterio cambia y nos encontramos con situaciones diferentes.

·         Tecnologías de la información y comunicación.

·         Interrelación e integración de las economías nacionales, cada vez más los países se agrupan y buscan otra forma de interrelación en las economías nacionales.

·         Entorno más complejo y dinámico.

·         Nuevas necesidades para la dirección de las organizaciones, la toma de decisiones cada vez es más difícil.

Las organizaciones actuales difieren mucho de las de principios de siglo, los problemas no son los mismos y todo esto promueve el cambio y la mejora para la resolución de los nuevos problemas, así surgen nuevas teorías. En general, casi todos los enfoques y teorías tradicionales carecen de una visión completa de la organización en su conjunto y fallan en no ofrecer una interrelación entre los componentes tangibles e intangibles de una organización. Generalmente se centraban en lo visible, lo tangible, olvidándose de los elementos intangibles. Estos enfoques no nos dan una explicación suficiente del concepto de organización.

¿Existe una forma óptima de organización de aplicación universal? La evidencia es que si existe, no la hemos descubierto. Hay empresas muy centralizadas y les va bien y empresas que son descentralizadas y también les va bien...luego lo que cuestionamos y ponemos en duda es que si existe ese modelo único adecuado para todo tipo de organización. Hoy en día, las organizaciones se mueven en un nuevo escenario cuyas notas dominantes son:

·         Se han desarrollado y defendido nuevas tecnologías de información y comunicación.

·         Interrelación e integración de las economías nacionales.

Hoy en día la economía española cada vez estás más integrada en la economía de la Unión Europea. Las decisiones que se toman en los sectores o empresas españolas están cada vez más condicionadas a las decisiones de la Unión Europea.

·         Entorno más complejo y dinámico.

La competencia es difícil si no se entiende a escala internacional. Los cambios se suceden con mucha rapidez, estamos ante una situación incierta y además aparecen nuevos agentes en el entorno que antes no existían y que empiezan a ejercer una gran presión sobre las empresas (asociaciones de consumidores...).

Todo esto plantea un escenario distinto, crea unas nuevas necesidades para la dirección e las organizaciones y sobre todo exige un cambio en los planteamientos de las organizaciones y el desarrollo de nuevos enfoques.

4.2.- Enfoque Sistémico.

·         Origen: Ludwig von Bertalanffy (1937)

Teoría General de Sistemas.

·         Concepto de SISTEMA: en una organización:

Características:

·         Elementos, (factores técnicos, humanos, financieros,...), existe una interacción medible de los elementos (trabajo personas, rendimiento maquinaria).

·         definidos.

·         medibles.

·         Objetivo.

·         Interacción medible de los elementos.

·         Homeóstasis.

·         Homomorfismo, a dos sistemas tienen parte de su estructura igual.

·         Isomorfismo, dos sistemas idénticos.

·         Equifinalidad, se puede llegar a un estado de equilibrio por distintos caminos y desde distintas condiciones iniciales.

·         Entropía negativa, los sistemas abiertos pueden generar más energía de la que consumen y eso les permite almacenarla y sobrevivir.

·         Sinergia, la suma de las partes es superior a la suma del todo.

·         Empresa: organización sistema abierto.

Su origen están en la Teoría General de Sistemas publicada en 1937 por Ludwig von Bertalanffy y supone un intento global de fijación, de entendimiento de en qué consisten las organizaciones. Constituye la base de un enfoque distinto que nos ayuda a entender las organizaciones. La idea fundamental es la idea de sistema.

Por sistema entendemos un conjunto de elementos interrelacionados entre sí de manera dinámica que tienen el objetivo de conseguir una meta común y se integran en un sistema superior llamado supra sistema y además es posible distinguir algunos subsistemas entre ellos.

Entendemos que la empresa como sistema organizativo se puede considerar como un sistema y vemos elementos que se relacionan entre si y que esa relación es dinámica, donde existe un objetivo común (supervivencia de la empresa), esos elementos constituyen un todo unitario, están dentro de un sistema superior (sociedad, país, sector de actividad,...) y dentro podemos distinguir mas subsistemas, es un sistema que regula, en el sentido de que sus resultados son valorados y en función de ellos se corrigen procesos, métodos...Los sistemas tienen unas series de características:

·         Elementos:

En todo sistema existen una serie de elementos, estos elementos están definidos y cuantificables.

·         Objetivo:

Los sistemas tienen un fin, una razón de ser.

·         Interacción medible:

Los elementos dependen de otros, hay una influencia mutua y la suma de estas interacciones da como resultado la consecución de los objetivos del sistema. Si se consigue el objetivo se dice que el sistema está en equilibrio. Si no, se adaptan medidas correctoras, de regulación...Este proceso de regulación se llama HOMEOSTASIS.

·         Homomorfismo:

Dos sistemas son homomorfismo cuando tienen parte de sus estructuras iguales.

·         Isomorfismo:

Dos sistemas son isomorfos si tienen estructuras idénticas.

·         Equifinalidad:

Se puede alcanzar el mismo estado final partiendo de situaciones iniciales distintas o siguiendo caminos y cursos de acción distintos.

·         Entropía Negativa:

Característica de los sistemas abiertos por la cual estos pueden recibir del exterior mayor cantidad de energía de la que consumen, este excedente de energía es almacenada y gracias a ella logran sobrevivir.

·         Sinergia:

Significa que el resultado de la interacción de los elementos es distinto a la suma de estos. Si ese resultado es mayor que la suma se trata de una sinergia positiva, por el contrario, si la suma es mayor que el resultado tendremos sinergia negativa.

Los sistemas vemos que pueden ser abiertos o cerrados la empresa es un sistema abierto ya que recibe recursos o inputs del entorno y los transforma en outputs que transmite al exterior.

Siguiendo con la idea de sistema podemos distinguir varios subsistemas en la empresa. Según Kast y Rosenzweig tenemos la siguiente división de subsistemas dentro de la empresa:

1.- Subsistema de metas y valores:

Encierra la filosofía de la empresa, su mentalidad.

2.- Subsistema técnico:

Tecnología, procesos de producción...

3.- Subsistema Psicosocial:

Trata de las personas, su manera de entender el trabajo....

4.- Subsistema Estructural:

Especialización, división del trabajo, realización de tareas y coordinación de las mismas.

5.- Subsistema Administrativo:

Relaciona, coordina, gestiona y dirige todas las actividades dentro de la empresa.

Esta es una forma de entender la organización por dentro, es un pensamiento bastante aceptado.

Los sistemas están incluidos en un supra sistema y es posible distinguir varios subsistemas. Se clasifican de manera distinta, según los distintos autores.

·         Interpretación de Subsistemas:

Kast y Rosenzweig representan por esquema, un conjunto más grande que es el supersistema ambiental. Distinguen los subsistemas:

·         Subsistema de metas y valores: entraría todo lo que sería cultura y filosofía de la empresa. Todos los valores imperantes de la empresa, mentalidad compartida.

·         Subsistema Técnico: entraría todo lo que se refiere a equipo, instalaciones y todo lo que lo hace funcionar (conocimiento). Actividades estrictamente productivas.

·         Subsistema Psicosocial: recursos humanos y todo lo que conlleva. Aspectos de motivación, liderazgo, dinámica de grupo y relaciones psicosociales.

·         Subsistema Estructural: tareas, flujos y grupos de trabajo, autoridad, jerarquía, poder, procedimiento.

·         Subsistema Administrativo: integración, organización, control. Gobierna la empresa y dirige las actividades, donde está el centro de decisión y mando.

Segunda manera de Narayan y Nath:

Subsistema Funcional: definición de puestos de trabajo, relaciones jerárquicas, políticas expresas, reglas, procedimientos, sistemas incentivos, coordinación. Se centra en la organización formal (creación, distribución de tareas,...), definición deliberada de puestos de trabajo.

4.3.- Enfoque Contingente. (Deriva de la teoría de sistemas).

·         Lawrence y Lorsch, Woodward, Burns y Stalker, Chandler. Años 60 y 70.

Estrecharon la relación entre determinadas variables, determinados factores ambientales y las distintas estructuras del comportamiento organizacional.

· Idea Básica:

·         el entorno influye en el comportamiento y en la estructura de las organizaciones. Woodward divide en tres grupos según su producción masa, proceso, unidad.

·         factores contingentes, influencias en las estructuras:

·         edad y tamaño de la organización.

·         poder.

·         tecnología, según el tipo de tecnología que se emplee, se deberán adoptas distintas estructuras Þ correspondencia entre organizaciones eficientes y su estructura.

·         entorno.

·         Conclusiones de este enfoque (Galbraith y Scott):

·         No hay una mejor manera de organizar, cada organización tiene su propia estructura para funcionar, en función de sus características, de sus circunstancias, de su entorno....

·         Ninguna forma de organizar es igualmente efectiva.

·         La mejor manera de organizar depende de la naturaleza del entorno, con que una organización interactúa.

·         Existen distintos tipos de entorno:

·         Estable Þ si los elementos del mismo o cambian poco o sus cambios son finalmente previsibles. Ej., empresas de automóviles.

·         Dinámico Þ cambios de los elementos continuos, nada previsibles (empresa de informática).

·         Existen por tanto dos tipos de organizaciones:

·         Estable Þ modelo burocrático.

·         Dinámica Þ menos rígida, menos niveles jerárquicos, más flexibles.

· Algunos autores opinan que el enfoque contingente es una manera de trasladar a las organizaciones la Teoría General de Sistemas. La idea básica el entorno influye en el comportamiento y en la estructura de las organizaciones, hay una serie de factores contingentes que influye en la estructura de la organización, y en el diseño, no se puede crear una organización sin tener en cuenta estos factores.

Para que una organización sea efectiva debe ser coherente con su entorno, las organizaciones no pueden actuar de manera aislada de su entorno, y de las necesidades de las personas.

Los estudios han puesto de manifiesto la existencia de los factores contingentes:

·         Edad y tamaño Þ nos referimos al tamaño, cuanto mayor es el tamaño de la organización tienen a ser mas burocrática. Edad, el diseño de la estructura organizativa tiene que ver con el momento histórico en el que se crearon.

·         Poder Þ hay una influencia de grupos de poder.

·         Tecnología Þ Woodward para manifestar la organización que utilice estructuras diferentes tienden a tecnologías diferentes.

·         Entorno Þ se refiere a que cuanto más estable es el entorno de la organización, la estructura tiende a ser más mecánica. Más dinámica la estructura es menos mecánica.

Conclusiones:

·         No hay una forma mejor de organizar, cada caso, la organización es diferente y no hay una manera única de organizar que sea efectiva a todo tipo de organización.

·         Ninguna forma de organización, hay que diferenciar entre las maneras de organizar una empresa. No se pueden garantizar resultados.

·         La mejor manera, cada organización debe adaptarse en cada momento a los determinantes de su entorno.

Sus precursores fueron Lawrence y Lorsch, Woordward, Burns y Stalker y Chandler y tiene su origen en los años 60 y 70. Podemos considerar que la perspectiva contingente es un resultado directo de la aplicación de la Teoría de Sistemas al ámbito de la organización. No es una teoría independiente sino una derivación de la Teoría de Sistemas. La idea básica es que el entorno influye en la actividad y en la estructura de las organizaciones. Los seguidores del enfoque consideran que el funcionamiento interno de las organizaciones ha de ser coherente con la tecnología que se utiliza en la organización, las exigencias del trabajo y su entorno. Para que una organización sea eficiente habrá que tener en cuenta una serie deflactores contingentes:

·         Poder.

·         Tecnología.

·         Entorno.

Se ha demostrado que la antigüedad de las organizaciones influye en su estructura ya que se ha puesto de manifiesto que organizaciones creadas en el mismo tiempo tienen estructuras similares. Las conclusiones que derivan de este enfoque según Galbraith y Scott son las siguientes:

a.       No hay una mejor manera de organizar, todo depende de los factores ambientales, todas las organizaciones son distintas, no es posible determinar un único modelo de organización aplicable a cualquiera.

b.       Ninguna forma de organizar es igualmente efectiva, organizaciones que pudieran ser parecidas pueden tener estructuras distintas.

c.       La mejor manera de organizar depende de la naturaleza del entorno con que una organización interactúa.

El planteamiento que siguen los autores de este pensamiento, no trata de decir lo que realizan los responsables de una organización concreta, en un momento determinado y unas circunstancias. El enfoque contingente es más científico que intuitivo. Para llegar a conclusiones, los seguidores del enfoque siguen cuatro pasos:

1.- Aislar los determinantes que inciden en un sistema dado.

2.- Agrupan esos determinantes de una manera dada y descienden en esas categorías para no simplificar excesivamente el problema.

3.- Plantear la eficacia de las organizaciones como una función de la interacción entre esas variables contingentes.

4.- Contraprestación empírica, comprobar que lo que se ha propuesto coincide con la realidad.

Por tanto el enfoque contingente no es tanto la acumulación de experiencia sino intentar explicar de forma científica esa interrelación de la organización con el entorno. La acción completa puede influir en la interacción de las variables.

4.4.- Enfoque Evolutivo.

·         Estudio de la dependencia de las organizaciones de su entorno.

·         TEORÍA DE LA DEPENDENCIA DE LOS RECURSOS:

·         Recursos clave para el desarrollo de la actividad.

·         Dirección: adquisición de recursos: garantizar el acceso a ellos quienes controlan los recursos son los que tienen poder para ejercer influencia, control sobre las organizaciones.

·         TEORÍA DE LA EFICACIA ORGANIZATIVA.

· Se centra en cómo van evolucionando las organizaciones. Dos planteamientos:

a.       Teoría de la dependencia de recursos Þ las organizaciones dependen de su entorno para la obtención de los recursos que son claves para el desarrollo de su actividad. El papel de la dirección debe ser la adquisición de recursos. Este enfoque se basa en la sociología.

La perspectiva de la Teoría de la Organización se refiere a buscar esos mecanismos que permiten la supervivencia de las empresas.

b.       Teoría ecológica Þ Estudiar la supervivencia de la organización. Se basa en la ecología. Las organizaciones nacen, desarrollan y mueren, que es lo que tienen esas empresas que las hacen soportar condiciones adversas, porqué unas sobreviven y otras no...Se trata de estudiarlo desde una perspectiva evolutiva. Las claves de la supervivencia están en los genes de la organización. (Genes) Las organizaciones lo que de verdad vale es el conocimiento, lo que se sabe hacer, las RUTINAS (es un conocimiento acumulado y no lo hace una sola persona, sino un grupo, no necesitan coordinación muy explícita). Las rutinas se mantienen en la organización aún cuando se cambien las personas.

c.       Perspectiva de la Eficiencia Þ Origen de la economía, la organización se considera como un ente que actúa como mediador en transacciones económicas.

(CUADRO I)

Es el estudio de la dependencia de las organizaciones de su entorno, se plantean tres líneas diferentes de estudio o teorías que son las siguientes:

A.      Tiene su origen en la sociología y su planteamiento es que las organizaciones dependen de su entorno para conseguir los recursos que son claves para desarrollar su actividad. La tarea de la dirección es reducir esa dependencia y controlarla. Entendemos que depende del entorno pero debemos mitigar esa dependencia.

B.      TEORÍA DE LA DEPENDENCIA DE LOS RECURSOS:

Su objeto de estudio son los conjuntos de organizaciones, no la organización tomada individualmente y se centra en estudiar las causas de mortandad y natalidad de las organizaciones. La idea es que hay un proceso de selección natural que permite la supervivencia de las organizaciones más fuertes.

C.      TEORÍA DE LA ECOLOGÍA DE LAS ORGANIZACIONES:

D.      PERSPECTIVA DE LA EFICIENCIA:

Es la rama mas seguida y que aporta mayor riqueza a la interpretación del sistema de la organización.

El ambiente condiciona la actividad de la organización. Quienes tienen el poder en la organización influyen en quienes la administran, los designan. En la empresa el poder y la propiedad están muy distribuidos y es un lugar propicio para que otros grupos puedan influir en la selección de los directivos. Quienes toman las decisiones diseñan una estructura determinada y condicionan la actividad de la organización.

4.5.- Eficacia Organizativa.

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·         Criterios.

·         calidad de dirección.

·         Calidad de los productos o servicios.

·         Capacidad de innovación.

·         Valoración de las inversiones a largo plazo.

·         Solvencia financiera.

·         Capacidad para atraer, desarrollar y mantener personas con talento.

·         Responsabilidad social y medioambiental.

·         Empleo adecuado de los activos de la organización, que la organización funcione de la manera satisfactoria, que cumpla sus objetivos, si no es si habrá que tomar algunas medidas.

·         ¿QUÉ ES LA EFICACIA ORGANIZATIVA?

La eficacia de la organización en conjunto, no la de los directivos o la de un departamento concreto. Una organización puede ser eficaz pese a unos directivos ineficaces.

·         eficacia de la organización en su conjunto.

·         No hay una medida objetiva de la eficacia.

·         Diversos puntos de vista para juzgar la eficacia.

·         ¿ES LO MISMO EFICACIA QUE EFICIENCIA?

Eficacia: obtener el objetivo, relación entre objetivo y resultados.

Eficiencia: obtener el objetivo pero con la mejor utilización de los recursos, relación entre resultados y recursos.

·         TRES ENFOQUES DIFERENTES DE LA EFICACIA:

·         Enfoque del sistema de recursos Þ una organización es eficaz en la medida en que obtiene recursos valiosos y escasos. Forma que incide sobre los inputs.

·         Enfoque del proceso interno Þ Eficaz si existe y son fiables los procesos del funcionamiento, que funcionen de manera regular, satisfactoria. Forma que incide en los procesos.

·         Enfoque de las metas Þ Eficaz se cumplen con sus metas. Hay que identificarlas. Se mide sobre los outputs.

·         FACTORES CONTINGENTES QUE AFECTAN A LA ELECCION DE LOS CRITERIOS DE EFICACIA.

·         Valores de la dirección : la eficacia se mide en función de esos valores, cada organización tendrá sus valores relevantes, que no tienen porqué coincidir con los de otra, por ejemplo:

Orientación al cliente.

Internacionalización.

·         Etapa del ciclo de vida, en la que se encuentra la empresa, las primeras etapas se valora más la flexibilidad, la captación de recursos, las etapas más maduras se mide la eficacia en función de los funcionamientos de los procesos.

·         Entorno, doble sentido, si los recursos son escasos Þ eficacia = alcanzarlos. Si no Þ crecimiento de mercado.

·         Grupo de intereses.

·         accionistas: según los dividendos que obtienen.

·         clientes: según la calidad del producto, sus rendimientos.

·         empleados: la estabilidad en el empleo, mejor del contrato...

·         Tipo de organización:

·         con ánimo de lucro.

·         sin ánimo de lucro.

·         TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN:

·         Disciplina joven.

·         Carencia de paradigma aceptado universalmente.

·         Creciente influencia de la microeconomía.

·         LA ORGANIZACIÓN ES UN SISTEMA ABIERTO:

·         Interrelacionado con su entorno.

·         Con objetivos que cumplir.

·         Compuesta por recursos técnicos y humanos.

·         EN LA ORGANIZACIÓN:

·         Los recursos técnicos requieren orden y coherencia con el medio.

·         La interacción del entorno y las personas dirige la dinámica del cambio.

·         Dirección: equilibrio entre las necesidades de los recursos técnicos y de las personas.

Lo que de verdad importa en una organización es que esta sea eficaz, que cumpla sus objetivos. Se llevo a cabo un Ranking Fortune de las 500 empresas con mejor reputación para medir su eficacia. Se pide que se puntúe del cero al diez en función de:

·         Calidad de dirección.

·         Calidad de los productos o servicios.

·         Capacidad de innovación.

·         Valoración de las inversiones a largo plazo.

·         Solvencia financiera.

·         Capacidad para atraer, desarrollar y mantener personas con talento.

·         Responsabilidad social y medioambiental.

·         Empleo adecuado de los activos de la organización.

Todo esto es difícil de valorar asignándole un número a cada empresa, la valoración la realizaron directivos de empresas. Las empresas de esta encuesta son grandes empresas.

Pero esto no es una forma de medir la eficacia de una organización porque no todos entienden la eficacia de la misma forma. ¿Qué es entonces la eficacia de una organización? Eficacia es que la empresa funcione de forma satisfactoria, lo cual implica cumplir los objetivos, aprovechar al tiempo, una buena coordinación interna... ¿Si los directivos son eficaces es eficaz la organización? La eficacia depende también de los trabajadores, no solo de los directivos. Al hablar de la eficacia hablamos de la eficacia de la organización, de todos sus componentes, no solo de los directivos.

No existe un único modo de medir la eficacia. Hay diversos puntos de vista para medir la eficacia que tienen planteamientos e intereses distintos. Así los trabajadores de una empresa pueden entender como eficacia el mantener su puesto de trabajo y unos sueldos por encima de la media del sector, los accionistas el percibir dividendos...

¿Es lo mismo eficiencia que eficacia? No, eficacia es hacer las cosas y eficiencia es hacerlas lo mejor posible. Eficacia es cumplir los objetivos y eficiencia sería alcanzarlos al mínimo coste y con la mejor utilización de los recursos. La tarea de la dirección es más bien de eficacia que de eficiencia, lo principal es conseguir los objetivos y si luego resulta que los podemos conseguir de forma más eficiente pues mejor.

TRES ENFOQUES DIFERENTES DE LA EFICACIA.

1. / Enfoque del sistema de recursos:

Será eficaz en la medida en que es capaz de conseguir los recursos que necesita de forma más barata y mejor que sus competidores.

2. / Enfoque del proceso interno:

Se medirá por la existencia y fiabilidad de los procesos internos que permitan realizar bien su trabajo, den resultados fiables...

3. / Enfoque de las metas:

La identificación de las metas y su cumplimiento, incide sobre los resultados.

·         FACTORES CONTINGENTES.

La eficacia depende de distintos puntos de vista, criterios, enfoques...para considerarla. La elección de los criterios está influida por determinados factores, a la hora de plantear la forma de entender la eficacia en una organización hay que tener en cuenta cinco factores que influyen en la elección de los criterios:

·         VALORES DE LA DIRECCION.

Son planteamientos en los que la dirección cree firmemente.

·         Orientación al cliente: asistir al cliente y atenderle para que éste se sienta satisfecho con la organización.

·         Internacionalización.

Estas ideas dominantes se pueden dar de forma espontánea o pueden venir determinadas por dos factores:

·         El interés de la organización que puede estar orientado a la eficacia interna o externa.

·         Estructura de la organización: puede ser flexible o rígida. Las flexibles son aquellas en las que no hay una jerarquía de poder rígida sino amplia y poco estricta. En las rígidas, la jerarquía está muy definida y es estricta.

·         ETAPA DEL CICLO DE VIDA.

En etapas tempranas la eficacia se puede medir por mantener una tasa de crecimiento elevado. Si está en etapa de madurez se valora más la eficacia y otros factores.

·         ENTORNO.

Condiciona la elección de criterios de eficacia en un doble sentido: en función de la existencia de recursos que necesita la organización. Si los recursos son fáciles de conseguir, la eficacia no va a estar indicada por eso. Si son difíciles de conseguir, sí que es un indicador.

·         GRUPO DE INTERES.

·         accionistas.

·         Clientes.

·         Empleados.

Según quien sea el grupo dominante, podrá influir en la selección de los criterios.

RESUMEN Y CONCLUSIONES

La Teoría de la Organización es una teoría joven, le falta constituirse como teoría, consolidar sus principios y paradigmas indisolubles y aceptados universalmente. La creciente influencia de la microeconomía como instrumento básico a aplicar a la Teoría de la Organización se hace cada vez más notable.

La organización es un sistema abierto, interrelacionado con el entorno con el que intercambia recursos, información...Tiene objetivos que cumplir y está compuesta por una serie de recursos técnicos y humanos que requieren orden y coherencia con el medio. La interacción del entorno y las personas dirige la dinámica del cambio. Por último, la dirección debe encajar los objetivos de la organización con los de las personas.