Tema 2

Organización y Dirección: el proceso directivo.

La dirección y las funciones directivas.

·Dirigir = asignar, coordinar y motivar.-

Los directivos asignan, coordinan y motivan y desarrollan recursos. Todos los recursos de la empresa no son tangibles. Los recursos intangibles son el prestigio de una empresa, equipo de personas, su integración, su capacidad de trabajar en conjunto, sus conocimientos...Estos recursos intangibles son los más importantes en la empresa.
Para coordinar el esfuerzo (común) se necesita una dirección, se necesita una dirección donde participen varias personas para coordinar. Se ocupa de la actuación conjunta de las personas, poniendo a su disposición una estructura adecuada, señalando objetivos, creando unos valores comunes y ofreciendo una orientación para responder ante los cambios. Además la dirección se ocupa de desarrollar y mejorar la dotación de recursos. La dirección asigna, coordina y motiva los recursos y se ocupa de su mejora y desarrollo. Los recursos intangibles deben ser desarrollados por la dirección (reputación, marca, capacitación de las personas,...). Si lo que crea valor es el conocimiento, es lo que tenemos que desarrollar.

 Funciones clásicas.-

La dirección tiene una serie de funciones, llamadas funciones clásicas, el trabajo de los directivos se puede sintetizar en:

1.       PLANIFICAR- Hay que decidir a qué nos vamos a dedicar, cómo, con qué medios ( tecnología). Una vez establecido el fin (misión), se plantean los objetivos, establecidos éstos, se desarrolla la estrategia.

2.       ORGANIZAR- Sabido que se quiere hacer, los recursos y el cómo, se ordenan y estructuran los recursos, se definen las actividades a realizar, se diseñan los puestos de trabajo.

3.       MOTIVAR- Hay que seleccionar personas, esta selección puede hacerse dentro de la empresa (ascensos,...) o fuera de ella (INEM...). Una vez seleccionadas, hay que "entrenar" a esas personas, asignarles puestos, motivarles, dirigirlas....Alicientes e incentivos para mantener el ritmo de la empresa.

4.       CONTROLAR- Se corrigen los resultados, se verá si se han conseguido o no los objetivos empleados y si no es así, se aplicarán las oportunas medidas correctoras. Es una actividad básica de los directivos. No se debe entender como vigilancia, sino que se trata de detectar qué es lo que no se está haciendo bien y mejorar para superar esas deficiencias.

El control en la empresa, analiza las deficiencias que existan en la empresa e intentará superarlas. Para ello, habrá que planificar, organizar de nuevo, motivar a los trabajadores...

Todos los directivos de la empresa hacen todas estas tareas: planificar, organizar, motivación y control.

§ Están relacionadas y se realizan simultáneamente dentro de la organización. La planificación antecede a las demás, pero esto no es un proceso secuencial, sino que la planificación se hace todos los días, los objetivos se van renovando, la estructura no cambia todos los días, pero se cambian los puestos de trabajo, día a día se motiva y se controlan a las personas y a la actividad. Esto se hace todos los días, y todos los días a la vez.

· Habilidades y conocimientos necesarios.-

Para ser directivo se precisa tener una serie de habilidades y conocimientos muy diversos. Esto se debe a que realizan trabajos distintos, en niveles diferentes...Los conocimientos de los directivos podemos agruparlos de la siguiente forma:

Técnicos Deben saber cómo es la actividad que están realizando, tener conocimientos de carácter contable, de producción, financieros,...

Humanos Los directivos dirigen a personas por tanto deben ser capaces de comunicarse con ellas, aclarar en qué consiste el trabajo de esas personas, deben saber escuchar, resolver conflictos y motivar a la gente.

Conceptuales Han de tener capacidad de síntesis, plantear problemas, capacidad de planteamientos globales, tener visión de futuro, capacidad de intuición...Han de resolver problemas y es más fácil con una capacidad de visión para anticiparse a las cosas. Ha de entender cómo funciona la empresa en definitiva, ha de ser una persona capaz de crear y resolver problemas.

Los directivos son y no son intercambiables, esta cuestión va muy ligada a los conocimientos, la formación y la experiencia profesional de los directivos.

- Las decisiones.

· Tipos de decisiones.-

Tomar decisiones es la tarea básica de los directivos. Podemos decir que decidir no es más que resolver problemas, pero no todas las decisiones son del mismo tipo, hay tres clases:

1.       Corresponden a problemas estructurados, concretos, definidos, que se pueden modernizar, hacer un guión para su solución.

2.       Rutinarias.

Supone cambiar algunas de las cosas que se están realizando en la empresa pero que no suponen cambios bruscos, sino que mejoran lo que se está haciendo, se perfecciona.

3.       Adaptativas.

4.       Innovadoras.

Suponen respuestas a problemas no planteados, no diagnosticados ni estructurados, que no surgen todos los días y requieren bastante creatividad y en muchos casos, para este tipo de problemas no se dispone de toda la información necesaria para solucionarlos.

La decisión no es algo que se hace al azar y la elección sí, es lo que diferencia un concepto del otro. Para que haya una decisión han de existir varias alternativas para poder decidir cuál de ellas voy a elegir. Decisión es una elección consciente entre varias opciones, necesito información para valorar esas alternativas y elegir la más adecuada.

La decisión implica voluntariedad, una cosa impuesta no es una decisión. Toda decisión tiene unas consecuencias, es decir, una vez elegida una alternativa, esta se aplica y nos lleva a una situación distinta. Debemos estudiar los efectos de esa decisión. Las decisiones innovadoras son prácticamente irreversibles ya que hacen previsiones de futuro, por eso tienen unas consecuencias muy importantes.

· Los procesos de toma de decisiones.-

Destacamos una serie de etapas:

1ª Diagnóstico del problema / ¡Peligros! / Análisis / parálisis estereotipos:

Hay que hacer un diagnóstico del problema a resolver, definir claramente cuál es la situación. En esta fase hay dos peligros que acechan al decisor:

1.- centrarse demasiado en el diagnóstico, a la delimitación del problema de forma que cuando ya lo tengamos planteado sea tarde para aplicar la solución.

2.- Caer en estereotipos: Tendencia a comparar nuestros problemas con otros más conocidos. Tenemos un esquema mental en el que nos falta amplitud de miras para ver el problema tal como es. (Carencia de capacidad innovadora).

2ª Soluciones alternativas. Creatividad:

Una vez definido el problema hay que ver el planteamiento de alternativas para solucionar dicho problema. El planteamiento se realiza utilizando creatividad. Después de plantear el problema tenemos que valorar las distintas alternativas que se nos presentan.

3ª Evaluación alternativas. Criterios:

Necesitamos unos criterios para valorar esas alternativas y a veces esos criterios han de ser distintos a los que en principio parecen más lógicos, porque las alternativas no son siempre fáciles de valorar.

4ª Ejecución:

El siguiente paso es la ejecución de esa alternativa, hay que poner en marcha el plan deseado.

5ª Control:

Por último tendremos que controlar que esa alternativa o solución que hemos desarrollado se está ejecutando adecuadamente.

Para todo esto necesitamos información, esta información actuaría como materia prima para la toma de decisiones, plantear alternativas, valorarlas, saber cómo ejecutarlas y para la tarea de control que no es más que la contratación de información, en definitiva, necesitamos información para solucionar el problema.

Racionalidad y racionalidad limitada.-

Cuando el directivo se enfrenta a la decisión de elegir entre las diferentes alternativas, estamos suponiendo que el decisor es racional, toma las decisiones con racionalidad. La Teoría Neoclásica suponía que el hombre económico era un hombre racional, partían de la idea de información perfecta, se valían de unos criterios ya conocidos. Con el fin de maximizar sus objetivos, pero en la práctica es imposible por lo tanto estamos en el concepto de racionalidad limitada.

En una empresa se toman decisiones todos los días y para ello se necesita información, esa información puede encontrarse bien en la propia empresa, donde suele haber mucha información aunque no toda igual de disponible (puede haber cosas que no se reflejen en la contabilidad) o bien fuera de la empresa. Esta suele tener un elevado coste (empresas que nos hacen estudios sobre algún tema concreto...), también hay un coste en tiempo para obtener información y puede que cuando la tenga ya no sirva. Normalmente hay tanta información "sobre la mesa" que es difícil saber cuál es la que sirve y la que no. Muchas empresas tienen un problema de exceso de información.

En la organización existe una serie de intereses contrapuestos. Puede que tampoco haya claridad de ideas. Todo esto nos lleva a gastar tiempo y esfuerzo para llegar a una solución satisfactoria. Mediante el proceso de información buscamos la decisión adecuada.

Los niveles directivos.

Los directivos realizan tareas distintas según el nivel en que se encuentran y por tanto las decisiones son distintas. La alta dirección toma decisiones de carácter innovador y adaptativo. A veces tomar decisiones de carácter innovador supone grandes riesgos que los directivos no se atreven a afrontar, la competencia es un incentivo para la toma de este tipo de decisiones. Aunque es preferible la toma de decisiones Adaptativas porque es menos arriesgada. Puede hacerse una clasificación de directivos según el tipo de decisiones que tomen: comercial, financiero, provincial...

 La dirección: naturaleza del trabajo directivo.

El trabajo de los directivos es un trabajo peculiar y parecido. Realizan tareas muy variadas y de corta duración, son personas activas y no rutinarias, hablan más que escriben y por tanto hay menos constancia de lo que se hace. En general, existen cuatro mitos sobre el trabajo de los directivos:

MITO 1º: Es sistemático y reflexivo, el directivo es hacedor de planes hechos.

·         Pero los hechos dicen que en realidad planean el día a día y las ideas y planes los tienen en la cabeza. Ejecutan tareas discontinuas, tienen una gran actividad.

MITO 2º: Sin obligaciones regulares, todo previsto.

·         Pero en realidad sí que tienen obligaciones regulares (tienen que hacer ciertas cosas rutinarias y diarias y ciertas tareas definidas) y además les falta tiempo.

MITO 3º: Tienen un sistema formal de información.

·         No es cierto, hay sistemas formales de información en algunas empresas pero la mayoría carecen de ellos, hay una gran falta de constancia de lo que se hace ya que la mayoría es información verbal.

MITO 4º: La dirección es una ciencia.

·         Pero en realidad, el buen juicio de la intuición no es ajena.

Papeles interpersonales.

1.       Son papeles que desempeñan en función a su cargo. El cabeza visible es quien tiene capacidad para contratar, hacer de portavoz...

2.       Cabeza visible, representación y protocolo:

Es el que ha de movilizar el esfuerzo de todos los que componen la organización, es quien lleva el peso de la organización.

3.       Líder, animar e influir:

4.       Enlace:

Realiza papeles de enlace, es uno de los contactos entre la organización y el exterior, con dirigentes de otras organizaciones.

Papeles informativos.

1.       Los directivos son el centro de su unidad y desde este punto de vista y en función de ese puesto privilegiado tienen una visión más amplia de las actividades que se realizan en la empresa aunque no de forma tan detallada como los que las realizan. No lo saben todo pero saben más. La información es la materia prima con la que se mueven las organizaciones. Muchas empresas venden información (asesores financieros...) en cualquier tipo de organización la información es una materia prima de importancia capital.

2.       Conocer:

Se encuentra en una posición en la cual fluye mucha información, es el centro natural de recepción de información. Fundamentalmente esta información es de carácter verbal.

3.       Receptor de información:

4.       Difusor de información:

El directivo usa la información en el sentido de difusor de información. La difunde al equipo que trabaja con él en forma de instrucciones. No todo lo que recibe lo difunde dentro de la organización. La información transmite poder en el sentido de que puede prever lo que pasará. Este papel de difusor se da tanto hacia dentro de la empresa como hacia el exterior ( sindicatos, mercados...).

 Papeles decisorios.

1.       La información es el medio para tomar decisiones. El directivo realiza tareas de emprendedor en el sentido de que propone nuevos objetivos, alternativas...Inicia cambios.

2.       Emprendedor:

Está dotado de autoridad formal para librar conflictos. Ha de tomar decisiones para solucionar problemas concretos, sin embargo, siempre ocurre algo que obliga a tomar decisiones, atiende a imprevistos.

3.       Gestor de anomalías:

4.       Asignado de recursos:

En la organización hay una serie de recursos que no son ilimitados. La tarea del directivo es asignarlos de la forma más eficiente. Entre esos recursos está el tiempo en el sentido de que el directivo es una persona que funciona dedicándole tiempo a sus tareas, se asigna su propio tiempo. El directivo es negociador de recursos y en ese sentido tiene la facultad de negociar entre las distintas personas que forman su equipo de trabajo la forma de asignar esos recursos. Es muy difícil precisar cuando un directivo realiza una tarea u otra ya que muchas veces realizan tareas simultáneas.

Se trata de diez funciones integradas, muy relacionadas unas con otras y es muy difícil separarlas. El directivo es el que lleva esas tareas de forma integrada, coordina el trabajo y además es el que dispone lo todo y decide lo que se hace.